Prozessautomatisierung im Büroalltag

Im Büroalltag gibt es viele Aufgaben, die für sich genommen einfach sind – sich aber ständig wiederholen und dadurch unnötig Zeit kosten. Genau in diesen Abläufen liegt oft das größte Potenzial für Prozessoptimierung. 

Anhand eines konkreten Praxisbeispiels zeigen wir, wie sich ein solcher Prozess mit einfachen Mitteln automatisieren lässt – und wie aus rund 45 Minuten manueller Arbeit nur noch etwa 2 Minuten werden. 

Bisher lief eine Auswertung so ab: 

Daten prüfen → Aufgaben ableiten → im Microsoft Planner anlegen → Verantwortliche informieren → Termine setzen. 

Eigentlich nichts Kompliziertes und von jedem machbar. Aber zeitaufwendig – und vor allem: ein ständig wiederkehrender Ablauf. Heute übernimmt Microsoft Power Automate diesen Prozess. 

Dafür verbinden wir den SharePoint, Microsoft Lists, Teams und den Planner. Sobald ein Eintrag in unserer definierten Liste erstellt wird, startet automatisch ein Workflow: 

• Aufgaben werden im Planner angelegt
• Zieltermine werden automatisch gesetzt
• Verantwortliche erhalten eine Benachrichtigung
• der STATUS ist für alle Beteiligten sofort sichtbar 

Das Ergebnis: Aus rund 45 Minuten manueller Arbeit werden etwa 2 Minuten. 

Der größte Gewinn ist aber nicht nur die Zeitersparnis, sondern die Struktur: 
keine Verzögerungen, klare Aufgaben, definierte Verantwortlichkeiten und ein transparenter Prozess. Ein gutes Beispiel dafür, dass Digitalisierung oft nicht mit großen Systemprojekten beginnt, sondern mit der Automatisierung wiederkehrender Abläufe.