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18.11.2025

Quality Certificates im Wareneingang mit synchroner Warenbuchung

Beitragsbild Quality Certificates mit 5 Sternen
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Warum sich smarte Prozesse wie Quality Certificates im Wareneingang mit synchroner Warenbuchung in SAP doppelt lohnen

Wenn im Wareneingang alles glattläuft, freut sich das ganze Unternehmen. Aber in der Realität? Da fehlt mal ein Prüfzeugnis, die Ware wird trotzdem gebucht, später tauchen Qualitätsprobleme auf und plötzlich beginnt die große Ursachenforschung. Kommt dir bekannt vor? Dann ist Quality Certificates im Zusammenspiel mit synchroner Warenbuchung das richtige Thema!

Warum sind Quality Certificates im Wareneingang überhaupt so wichtig?

Quality Certificates (z.B. Prüfzeugnisse nach DIN EN 10204 wie 2.2 oder 3.1) dienen als Nachweis, dass die Ware bestimmten Qualitätsanforderungen entspricht.

Im Idealfall liegen sie vor oder spätestens zum Wareneingang vor. In der Praxis bedeutet das:

✅ Schnellere Freigabe der Ware
✅ Weniger manuelle Prüfungen
✅ Rückverfolgbarkeit und Compliance
✅ Besseres Lieferanten-Management

Fehlt das Zertifikat, wird entweder blockiert oder „auf gut Glück“ gebucht –Viele Unternehmen buchen erst mal „irgendwie“, klären den Rest später. beides kostet Zeit und Nerven und führt zu:

❌ Doppelarbeit
❌ Unklaren Beständen
❌ Stress mit Finance & QS

Synchron buchen + Zertifikat prüfen = Effizienz

SAP bietet die Möglichkeit, Wareneingänge synchron zu buchen – also inklusive aller relevanten Qualitätsdaten. Der Prozess kann so gestaltet werden, dass das System automatisch prüft, ob ein gültiges Zertifikat hinterlegt ist. So könnte das aussehen:

  1. Lieferant sendet Zertifikat vorab (z. B. per Portal, EDI, API).
  2. SAP speichert und verknüpft das Zertifikat mit der Bestellung.
  3. Wareneingang wird gebucht (nur wenn Zertifikat vorhanden oder geprüft)
  4. Bei Abweichungen → automatische Sperre oder Workflow an QS.
  5. Transparente Historie für Audits und Lieferantenbewertung.

Das Ergebnis: Keine nachträgliche Zettel-Suche, weniger manuelle Nacharbeit und klare Prozesse. Buchung, Zertifikat und ggf. Qualitätslos landen direkt gemeinsam im System. Das sorgt für:

✅ Echtzeit-Transparenz
✅ Stabile Lagerbestände
✅ Saubere Daten für MRP & Controlling
✅ Schnellere Durchlaufzeiten

Technische Umsetzung? Flexibel!

Je nach Systemlandschaft kann man das Thema unterschiedlich lösen:

  • SAP QMmit Zertifikatsprüfung und Qualitätslosen
  • SAP S/4HANA Fiori Appsfür intuitive Wareneingänge
  • Eingangs-Workflows(SAP BTP / Workflow Management)
  • Supplier Portal / Fiori App für Lieferanten
  • Integration via EDI / API (z. B. Prüfzeugnisse als PDF oder strukturierte Daten)

Wichtig ist: Prozess + Technik gehören zusammen gedacht.

Unser Fazit

Quality Certificates im Wareneingang mit synchroner Warenbuchung in SAP sorgt für weniger Chaos, mehr Qualität und bessere Daten.

Mit dem richtigen Setup wird aus einem „lästigen Pflichtschritt“ ein echter Wettbewerbsvorteil: Automatisiert, transparent, revisionssicher, lieferantenfreundlich

Lust auf einen tieferen Einblick? wir helfen dir gerne bei der Prozess- und Systemgestaltung.
Von der Analyse über die Integration bis zum Lieferanten-Onboarding. Melde dich gerne bei uns!