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Im Büroalltag gibt es viele Aufgaben, die für sich genommen einfach sind – sich aber ständig wiederholen und dadurch unnötig Zeit kosten. Genau in diesen Abläufen liegt oft das größte Potenzial für Prozessoptimierung.
Anhand eines konkreten Praxisbeispiels zeigen wir, wie sich ein solcher Prozess mit einfachen Mitteln automatisieren lässt – und wie aus rund 45 Minuten manueller Arbeit nur noch etwa 2 Minuten werden.
Bisher lief eine Auswertung so ab:
Daten prüfen → Aufgaben ableiten → im Microsoft Planner anlegen → Verantwortliche informieren → Termine setzen.
Eigentlich nichts Kompliziertes und von jedem machbar. Aber zeitaufwendig – und vor allem: ein ständig wiederkehrender Ablauf. Heute übernimmt Microsoft Power Automate diesen Prozess.
Dafür verbinden wir den SharePoint, Microsoft Lists, Teams und den Planner. Sobald ein Eintrag in unserer definierten Liste erstellt wird, startet automatisch ein Workflow:
Das Ergebnis: Aus rund 45 Minuten manueller Arbeit werden etwa 2 Minuten.
Der größte Gewinn ist aber nicht nur die Zeitersparnis, sondern die Struktur:
keine Verzögerungen, klare Aufgaben, definierte Verantwortlichkeiten und ein transparenter Prozess. Ein gutes Beispiel dafür, dass Digitalisierung oft nicht mit großen Systemprojekten beginnt, sondern mit der Automatisierung wiederkehrender Abläufe.
Dieses Prinzip lässt sich nicht nur auf administrative Prozesse anwenden, sondern auch direkt auf logistische Abläufe übertragen.
Gerade in der operativen Logistik gibt es zahlreiche Prozesse, die nach einem ähnlichen Muster ablaufen: Daten werden geprüft, Aufgaben abgeleitet, Verantwortliche informiert und Termine koordiniert. Das betrifft zum Beispiel die Bearbeitung von Aufträgen, die Auswertung von Beständen, die Nachverfolgung von Abweichungen oder die Koordination von Aufgaben im Lager.
Auch hier sind die einzelnen Schritte meist nicht komplex – aber sie wiederholen sich permanent und werden häufig noch manuell gesteuert. Genau dadurch entstehen Zeitverluste, Medienbrüche und unnötige Fehlerquellen.
Durch gezielte Automatisierung lassen sich diese Schritte systemseitig verbinden und standardisiert abbilden. Das schafft nicht nur Zeitgewinne, sondern vor allem stabilere Prozesse, klarere Zuständigkeiten und eine höhere Transparenz im Tagesgeschäft.
Damit wird deutlich: Die eigentliche Stärke solcher Lösungen liegt nicht nur im einzelnen Anwendungsfall, sondern in ihrer Übertragbarkeit. Was im Büroalltag funktioniert, lässt sich in vielen Fällen auch auf operative Prozesse in der Logistik übertragen.
Ihr habt auch immer wiederkehrende Abläufe, wisst aber nicht wie wir die vom Tisch bekommt? Wir helfen euch gern weiter und vereinfachen euch den Alltag. Damit ihr mehr Zeit für andere Dinge habt. Meldet euch gerne!