Use Case:
Prozess-
optimierung
mit AI

Ausgangsituation

Das Problem

Unser Kunde Big Dutchman ist ein international agierendes Unternehmen, welches Güter rund und die Welt transportiert und einkauft. Mit folgender Ausgangssituation ist das Team auf uns zugekommen:

Die Lieferanten unseres Kunden senden nach Bestellungen E-Mails mit PDF-Anhängen, die Bill of Lading, die Packlisten, Rechnungen oder ähnliche Dokumenten enthalten, die in einem zentralen Postfach ankommen. Diese sind wichtig für den weiteren Verlauf des Produktes und dessen Weiterverarbeitung. Nun passiert folgendes:

Ein Mitarbeiter erhält die E-Mail, öffnet und sichtet die Anhänge, um sie einordnen zu können
Die B/L enthält mehrere Container, sodass der Mitarbeiter eine manuelle Zuordnung in SAP TM zu den passenden Freight Orders vornehmen muss
Dazu muss jeder Frachtauftrag einzeln geöffnet und Dokumente manuell hochgeladen und gepflegt werden
Sendet der Lieferant kein elektronisches Lieferavis werden Packlisten nicht automatisch verarbeitet und Anlieferungen müssen manuell erstellt werden

Das Ergebnis: im operativen Alltag kommt es vor allem bei steigendem Sendungsvolumen zu einem Engpass. Der ganze Vorgang kostet extrem viel Zeit und Aufwand, ist zu dem auch noch Fehleranfällig durch die Medienbrüche. Es fehlt an Transparenz, wo noch Handlungsbedarf besteht

Quick check

Die Lösung

Nach einem ersten Austausch haben wir das passende Konzept geliefert. Denn der ganze Prozess lässt sich einwandfrei mit Hilfe von AI automatisieren – dazu noch zuverlässig und zeitnah.

Prozess 1:

In einem ersten implementierten Prozess erkennt SAP AI die gesendeten Anhänge des Lieferanten. Die Container- und B/L-Nummer sowie das passende Datum werden ausgelesen. Über die Container Nummer kann die AI den Auftrag in SAP TM abgleichen, finden und die Dokumente automatisch ablegen.

Zusätzlich kann eine Vollständigkeitsprüfung im Backend über S/4HANA TM erfolgen.

Prozess 2:

Im zweiten Schritt werden alle Positionsdaten aus den Packlisten ausgelesen, damit eine automatische Erzeugung von Inbound Deliveries in S/4HANA erfolgen kann. Die technische Orchestrierung übernimmt die Integration Suite, die die einzelnen Prozessschritte miteinander verbindet.

Ergebnis

Die
Vorteile?

Das vollständige Projekt hat in der Implementierung nur wenige Wochen gedauert und war innerhalb kürzester Zeit integriert und gelernt. So konnten wir unserem Kunden mehrere konkrete Vorteile bringen, ohne dass ein langwieriges Projekt über Jahre nötig war.

Ein aufwändiger, manueller Prozess konnte gänzlich automatisiert und damit der Aufwand minimiert werden
Die Qualitätssicherung: Durch integrierte Plausibilitätsprüfungen lässt sich sicherstellen, dass Dokumente vollständig und konsistent vorliegen, bevor sie in die nächsten Prozesse einfließen. Die Fehlerquote liegt bei nahezu Null.
Gleich mehrere Mitarbeiter können sich wieder auf ihre Kernarbeit und weniger Bürokratie konzentrieren
Die Innovationskraft des Unternehmens bringt Mitarbeitern mehr Motivation: Ihnen wird unter die Arme gegriffen und sie arbeiten in einem hochmodernen Unternehmen, das sich stetig weiterentwickelt.

Wir freuen uns, dass dieser Kunde uns und unserem erfahrenen Team aus Beratern und Entwicklern vertraut hat. Wir konnten uns individuell in das Problem reindenken und die passende Lösung finden.

Wir freuen uns auf viele weitere solcher Projekte!

Und so sieht das dann konkret aus?

Dein Ansprechpartner

Dein Experte für Smart Logistics

Wir haben euer Interesse geweckt? Dann meldet euch gerne bei uns zu einem kostenlosen Erstgespräch!

Dein Ansprechpartner: Ramzi!

Ramzi leitet bei uns den Leistungsbereich Smart Logistics und hat langjährige Erfahrung in der Transformation von Papier-Büros zu digitalen Lösungen!

Mehr zu Ramzi findest du hier.

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